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会议管理解决方案

会议管理提供一组以会议为中心的资源管理,包括会议室查询、会议室预订、会议室管理、会议安排、会议通知、会议查询、人员查询、会议纪要、会议归档等功能。用户可通过系统提供的功能,根据实际需要安排会议以及对会议记录等进行综合管理,查看会议情况,如出席情况、会议纪要等等。

致远软件协同办公管理平台对会议的全过程实现智能化管理,适用于办公室对于会议进行统一组织及管理。会议管理的功能包括会议室资源预约、会议通知、与会应答、会议纪要等。

平台拟提供会议资源的登记处理,登记信息中涵盖了会议室名称、会议室地点、状态、会议室设备、是否需要审批,可容纳人数等基本信息。如图1。

平台提供图形化的会议室申请界面,直观展示会议室占用状态,申请时间冲突自动提醒。用户只用拖动鼠标,即可完成会议室的申请,如下图2。

 

图1

图2

会议室申请完毕后,由会议发起人发起会议通知,设定与会人员,支持会议准备文件上传。

所邀请的与会人员的处理状态实时感知,便于及时统计。同时被邀人员可以在回执时上传附件和关联文档,协助办会人员搜集整理会议准备资料,从而为成功举办会议提供保障。

一旦对会议邀请做出同意回执,则该会议会自动进入员工日程,在看板中显示,如下图:

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